Bedriftens "termometer"
Det er overraskende at det er altfor mange bedrifter som ikke har noe forhold til den aldersfordelte saldolisten og hva den kan fortelle. Altfor ofte vet ikke «rette personer” i bedriften hvordan denne rapporten tas ut… eller om bedriftens ERP-system i det hele tatt har en slik rapport…
Hva forteller så den aldersfordelte saldolisten, og hvorfor er denne verdifull ? En aldersfordelt saldoliste gir en oversikt over aldersstrukturen på utestående fordringer (altså ikke-betalte fakturaer) og viser hvor lenge de har vært ubetalt. Disse er gruppert i “bolker”, fra ikke-forfalte fakturaer (som oftest på venstresiden) til fakturaer som typisk har forfalt med 90 dager eller mer på høyresiden. Ergo bør hovedandelen av utestående beløp være på venstresiden, med så raskt fallende andel som mulig mot høyre… Bakgrunnen for dette er enkel, og man må spørre seg; En faktura som ikke er betalt 90 dager eller mer etter avtalt betalingstid… hvilken verdi har denne ? Dessverre, svaret er ofte forsvinnende liten verdi… Selv om både leverandør og kunde vet at det er en ubetalt faktura der, hender det ikke sjeldent at kunden sitter “rolig i båten” i tilfelle purringen uteblir… og ansvarlig person hos leverandøren håper i det lengste at fakturaen fortsatt blir betalt… Mange syntes at det er ubehagelig å ta en telefon og høre hvorfor betalingen uteblir. Her finnes det heldigvis mange forskjellige løsninger med samme mål – og få innbetalt det utestående beløp. Det viktigste er imidlertid kommunikasjon – så lenge man vet at varen eller tjenesten er levert, skal man ikke være redd å spørre kunden hvordan det ligger an med betalingen….
Den aldersfordelte saldolisten er også en genial rapport å ta en gjennomgang av i salgs- og styremøter, sistnevnte ikke minst hvor det er eksterne styremedlemmer. Da vil man få en meget rask oversikt over bedriftens status overfor det viktigste man gjør i en bedrift, nemlig salg… Ved gjennomgang av hver post av en viss størrelse vil man da også ha en mulighet til å diskutere tiltak man bør gjøre i hvert enkelt tilfelle. Denne gjennomgangen vil også vise hvor mye hver enkelt ansvarlige person er “på ballen”, eller ikke…
